Tek Kişilik IT Departmanı: Fabrikada Altyapı Nasıl Yönetilir?

Fabrikada tek kişilik IT departmanı yönetmenin özü şudur: Önce her şeyin envanterini çıkarın. Sonra işleri üretimi durdurup durdurmamasına göre sıralayın. Verinin silinmesini imkansız hale getirin, tekrarlanan her işi otomatiğe bağlayın ve yaptığınız her şeyi yazıya dökün. Tek başınıza her arızaya koşamazsınız. Amaç, sistemin sizin müdahalenize en az ihtiyaç duyacağı düzeni kurmaktır.

Bu yazıyı Karaman'da üç vardiya çalışan bir bisküvi fabrikasında bilgi işlemi tek başıma yürütürken yaşadıklarımdan derledim. Turnikeler, kantar, plaka kameraları, e-posta, yazıcılar ve kullanıcı destekleri aynı kişinin masasına düşüyor. Aşağıdaki yöntemler teoriden değil, sahada bozulan ve düzeltilen sistemlerden çıktı.

Kısa Özet

• İlk iş envanterdir: Hangi cihaz, hangi yazılım, hangi şifre, kimin sorumluluğunda belli değilse yönetim de yoktur.
• Öncelik sırası: Üretimi ve sevkiyatı durduran arıza her zaman birinci sıradadır. Konfor talepleri en sona kalır.
• Altın kural: Hiçbir otomatik işlem veriyi silmemeli. Çift kayıt düzeltilebilir, silinen kayıt geri gelmez.
• Eski yazılımlar: Üreticisi kapanmış programlar, yerlerine yenisi yazılana kadar yan yana çalıştırılmalıdır.
• Otomasyon: Her gün elle yaptığınız kontrol bir panele veya zamanlanmış göreve dönüşmelidir.
• Dokümantasyon: Siz yokken fabrikanın sizi aramadan idare edebileceği bir acil durum dosyası hazırlayın.

Tek kişilik IT departmanı neleri kapsar?

Ofis ortamında IT denince bilgisayar ve yazıcı akla gelir. Fabrikada ise üretim ve lojistik sistemleri de işin içindedir. Bunların çoğu IT ekibi için tasarlanmamış, yıllar önce farklı firmalardan alınmış cihazlardır.

Bu tablo aynı zamanda iş yükünün neden tek kişiye fazla geldiğini de gösteriyor. Çözüm daha hızlı koşmak değil, daha az koşmayı gerektiren bir düzen kurmaktır.

İlk 30 günde ne yapılmalı?

Yeni başladıysanız veya düzeni sıfırdan kurmak istiyorsanız ilk ay arıza çözmekten çok kayıt tutmakla geçmelidir. Bu listeyi tamamlamadan büyük bir değişikliğe girişmeyin:

1. Cihaz envanteri: Her bilgisayarın adı, kullanıcısı, işletim sistemi, IP adresi ve fiziksel konumu.
2. Ağ haritası: Hangi switch nerede, hangi port hangi cihaza gidiyor, kameralar ve turnikeler hangi ağda.
3. Yazılım listesi: Lisanslı programlar, sürümleri, lisans bitiş tarihleri ve üretici firmanın hala faaliyette olup olmadığı.
4. Şifre kasası: Modem, NVR, kamera, sunucu ve panel şifreleri tek bir şifreli kasada toplanmalı. Kağıt ve not defterindeki şifreler buraya taşınmalı.
5. Bağımlılık listesi: Hangi program hangi bilgisayar veya sunucu kapanırsa çalışmaz. Kantar yazılımının seri port (COM) bağlantılı tek bir eski bilgisayara bağlı olması gibi kritik noktalar burada ortaya çıkar.
6. Yedek durumu: Hangi verinin, nereye, ne sıklıkla yedeklendiği ve geri yüklemenin en son ne zaman denendiği.

Öncelik nasıl belirlenir?

Tek kişilik IT departmanında aynı anda üç telefon gelir. Hangisine önce gideceğinizi önceden belirlemezseniz en yüksek sesle isteyenin işini yaparsınız. Biz şu sıralamayı kullanıyoruz:

Bu sıralamayı yönetimle paylaşmak önemlidir. Bir müdürün bilgisayar talebi bekletildiğinde, sebebin kantardaki bir arıza olduğu bilinirse gerginlik oluşmaz.

Vardiyalı üretimde bakım ne zaman yapılmalı?

Üç vardiya çalışan bir fabrikada sistemin boş olduğu bir saat yoktur. Ancak yoğunluk saatleri bellidir. Bizim sahada turnike geçişleri vardiya değişimlerine, yani 08:00, 16:00 ve 00:00 saatlerine yığılır. Kantar ise sevkiyat saatlerinde yoğundur.

Bu yüzden turnike, PDKS ve ağ bakımlarını vardiya ortasında, değişimden en az bir saat uzakta yapıyoruz. Güncelleme veya yeniden başlatma gerektiren işleri vardiya değişiminin hemen öncesine asla koymuyoruz. Kural basit: Yoğunluk saatini bilmeden hiçbir sistemi kapatmayın.

Üreticisi kapanmış eski yazılımlar nasıl yönetilir?

Fabrikalarda en büyük risk, yıllar önce alınmış ve üreticisi artık ortada olmayan programlardır. Bizde bunun en net örneği kantar yazılımıydı. Program Windows 7 çalışan eski bir bilgisayarda, seri port üzerinden kantar indikatörünü okuyordu. Arıza verse destek alacak kimse yoktu.

Bu durumda izlediğimiz yol şuydu:

1. Önce sadece okumayı çözmek: Kantardan gelen ham veriyi okuyan küçük bir C# programı yazdık ve kantara bir kişi çıkarak canlı test ettik. Tam programa ancak bu adım çalıştıktan sonra geçtik.
2. Eski makineye uyum: O bilgisayara güncel .NET Framework kurulamadı. Projeyi .NET Framework 3.5 hedefleyecek şekilde yeniden yapılandırdık. Eski donanımda çalışacak yazılım, o donanımın sınırlarına göre yazılmalıdır.
3. Yan yana çalıştırma: Seri port aynı anda tek bir programa açılabildiği için yeni ajan gerçek portu açıp gelen veriyi sanal bir port çiftine (com0com) kopyalıyor. Eski program da bu sanal porttan okumaya devam ediyor. Böylece geçiş döneminde iki sistem aynı anda çalışabiliyor.
4. Ağ kesilirse tartım durmamalı: Yeni sistemde veriler sunucudaki veritabanına yazılıyor. Ağ koparsa kantar bilgisayarındaki ajan tartımı yerelde kaydediyor ve bağlantı gelince aktarıyor.
5. Neyin taşınacağına karar vermek: Eski sistemden cari, malzeme, yer ve araç tanımlarını aktardık. Sadece araç tanımı 2.837 kayıttı. 42.511 eski tartım kaydını ise taşımadık. Eski kayıtlar arşiv olarak kaldı, yeni sistem temiz bir geçmişle başladı.

Bu deneyimden çıkan ders şudur: Eski bir sistemi tek seferde sökmeye çalışmayın. Önce okumayı çözün, sonra yan yana çalıştırın, en son eskisini kapatın.

Veri kaybı nasıl önlenir?

Bizde personel giriş çıkış verisi iki ayrı programla aktarılıyordu. İlki turnike cihazlarından kayıtları çekip bir metin dosyasına yazıyor ve cihazdaki kayıtları siliyordu. İkincisi bu dosyayı veritabanına aktarıp dosyayı boşaltıyordu. Sorun şuydu: İkinci program bazen dosyayı boşalttıktan sonra, veritabanına yazmadan hata verip kapanıyordu. Kayıtlar hem cihazdan hem dosyadan silinmiş, veritabanına da ulaşmamış oluyordu.

Bu olaydan sonra tüm entegrasyonlarda şu kuralları uyguluyoruz:

• Önce yaz, sonra sil: Kaynak veri, hedefe yazıldığı doğrulanmadan asla silinmez.
• Ara yedek: Aktarılan dosya bir sonraki işleme kadar ayrı bir klasörde saklanır.
• Silme yerine çift kayıt: Uygulama veritabanından satır silmez. Çift kayıt oluşursa insan kaynakları bunu görüp düzeltebilir. Silinen kayıt ise geri getirilemez.
• Yerel tampon: Ağ veya sunucu sorunu yaşanırsa veri önce yerel bir SQLite dosyasına yazılır, bağlantı gelince aktarılır.

Yedekleme düzeni nasıl kurulmalı?

Tek kişilik IT departmanında yedekleme, kontrol edilmeden çalışan bir işlem olmamalıdır. Yaygın kabul gören 3-2-1 kuralı fabrikalar için de geçerlidir:

• 3 kopya: Verinin biri canlı, ikisi yedek olmak üzere üç kopyası bulunmalı.
• 2 farklı ortam: Yedekler aynı diskte değil, örneğin ağ diski ve harici disk gibi iki farklı ortamda tutulmalı.
• 1 kopya dışarıda: Yangın, hırsızlık veya fidye yazılımına karşı bir kopya fabrika dışında veya bulutta olmalı.

Yedekleri Windows Görev Zamanlayıcı ile otomatikleştirmek en pratik yoldur. Bunun için Windows Görev Zamanlayıcı ile otomatik görev oluşturma rehberimize göz atabilirsiniz. Ayda bir kez rastgele bir yedeği gerçekten geri yükleyip açılıp açılmadığını kontrol edin. Hiç denenmemiş bir yedeğin çalışıp çalışmayacağını bilemezsiniz.

Uzaktan erişim nasıl güvenli yapılır?

Kantar odası, turnike panosu ve üretim alanındaki bilgisayarlar arasında yürümek günün büyük kısmını alır. Uzaktan erişim programları bu yükü ciddi ölçüde azaltır. Biz kantar bilgisayarı gibi kritik makinelere uzaktan bağlanarak hem arıza takibi hem güncelleme yapıyoruz.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• Gözetimsiz erişim şifresi güçlü ve her makinede farklı olmalı.
• Mümkünse yalnızca belirli cihazlardan bağlanmaya izin veren beyaz liste ayarı açılmalı.
• Kullanılmayan makinelerde uzaktan erişim programı kaldırılmalı.
• Bağlantı geçmişi düzenli olarak kontrol edilmeli.

Kameralar ve plaka tanıma sistemleri nasıl yönetilir?

IP kameralar artık yalnızca güvenlik için değil, süreç kontrolü için de kullanılıyor. Bizde kantara giren araçların plakası, plaka tanıma kameralarıyla okunup tartım ekranına otomatik yazılacak şekilde entegre ediliyor. Amaç, operatörün plakayı yanlış yazma ihtimalini ortadan kaldırmak.

Sahada gördüğümüz önemli noktalar:

• Kamera ayarlarını yedekleyin: Bir kameranın ayarları bozulup fabrika ayarlarına döndürüldüğünde, otomatik plaka gönderimini yeniden çalıştırmak saatler sürebiliyor. Çalışan bir kameranın ayar dosyasını mutlaka dışarı aktarın.
• Test ortamı ayırın: Kamera denemelerini canlı kantar sistemine karıştırmadan, ayrı bir test panelinde yapın.
• Çift yön düşünün: Araçlar kantara bazen ters yönden girer. Tek kamera ile planlanan sistem sahada yetersiz kalabilir.
• Kamera ağını ayırın: Kameraları ofis bilgisayarlarıyla aynı ağda tutmak hem güvenlik hem bant genişliği açısından risklidir. Mümkünse ayrı bir VLAN kullanın.

E-posta ve spam şikayetleri nasıl azaltılır?

Kullanıcıların en sık sorduğu sorulardan biri gelmesi gereken bir e-postanın neden gelmediğidir. Bu soruya her seferinde hosting panelinden e-posta izleme raporu çalıştırarak cevap vermek, günde onlarca dakika alır.

Bu iş için yerel ağda çalışan küçük bir PHP ve SQLite paneli yazdık. Panel, sunucunun e-posta izleme verisini düzenli olarak çekiyor ve spama düşen mesajları raporluyor. Kullanıcılar için ayrı ve sade bir ekran var: Kişi kendi adresini yazıyor, gelen ve spama düşen e-postalarını görüyor. Teknik ayrıntılar yalnızca yönetici ekranında kalıyor. Böylece kullanıcı IT departmanını aramadan kendi sorusunun cevabını buluyor.

Kendi aracını yazmak mı, hazır program almak mı?

Yazılım bilen bir IT sorumlusu her sorunu kod yazarak çözmeye meyillidir. Bu her zaman doğru değildir. Karar verirken şu tabloyu kullanıyoruz:

Kendi yazdığınız araçların kaynak kodunu sürüm kontrol altında tutun. Git kullanmıyorsanız temel Git komutları rehberimizle başlayabilirsiniz. Bizde de önceki bilgi işlem sorumlusunun yazdığı bir arşiv programı hala kullanılıyor. Onu geliştirirken mevcut veritabanı yapısına dokunmamak ilk kuralımız oldu.

Günlük, haftalık ve aylık kontrol listesi

Siz yokken fabrika nasıl idare eder?

Tek kişilik IT departmanının en zayıf noktası o tek kişidir. Hastalık, izin veya acil bir durumda fabrikanın tamamen çaresiz kalmaması için bir acil durum dosyası hazırlayın. Bu dosyada şunlar olmalı:

• İnternet servis sağlayıcısı, hosting firması ve cihaz servislerinin telefonları.
• En sık yaşanan beş arıza ve teknik bilgisi olmayan birinin uygulayabileceği çözüm adımları. Örneğin modem ve switch yeniden başlatma sırası.
• Kritik sistemlerin şifrelerine yönetimin erişebileceği kapalı zarf veya kasa yöntemi.
• Güvendiğiniz dışarıdan bir destek kişisinin iletişim bilgisi.

Bu dosya, tatildeyken telefonun çalmaması ile her gün en az bir kez aranmak arasındaki farktır.

Sıkça Sorulan Sorular

Bir fabrikada kaç IT çalışanı olmalı?

Kesin bir sayı yoktur. Kullanıcı sayısı, üretim sistemlerinin çeşitliliği ve vardiya düzeni belirleyicidir. Tek kişinin yeterli olabilmesi için otomasyon, uzaktan erişim ve iyi dokümantasyon şarttır. Aksi halde iş yükü sürdürülemez hale gelir.

Tek kişilik IT departmanında ilk ne yapılmalı?

Envanter çıkarılmalıdır. Cihazlar, yazılımlar, şifreler, ağ yapısı ve yedek durumu kayıt altına alınmadan yapılan değişiklikler, ileride çözülmesi zor sorunlara yol açar.

Üreticisi kapanmış bir program arızalanırsa ne yapılır?

Önce programın veri dosyaları ve kurulum klasörü yedeklenmelidir. Ardından programın dış dünyayla nasıl haberleştiği, örneğin seri port veya veritabanı bağlantısı çözülmeli ve yeni bir sistem eskisiyle yan yana çalıştırılarak geçiş yapılmalıdır.

PDKS ve turnike verisi neden kaybolur?

En sık sebep, aktarım yapan yazılımın kaynak veriyi hedefe yazmadan silmesidir. Önce yazıp sonra silen, ara yedek tutan ve veritabanından satır silmeyen bir aktarım düzeni bu riski büyük ölçüde ortadan kaldırır.

IT sorumlusu kendi yazılımını yazmalı mı?

Fabrikaya özgü ve piyasada karşılığı olmayan işlerde evet. Muhasebe gibi yasal yükümlülüğü olan alanlarda ise destekli hazır programlar daha güvenlidir. Kendi yazılan araçlar mutlaka belgelenmeli ve kaynak kodu saklanmalıdır.

Fabrikada kamera sistemi ofis ağıyla aynı ağda olabilir mi?

Teknik olarak olabilir ama önerilmez. Kameralar sürekli yüksek bant genişliği kullanır ve güvenlik açıkları sık görülür. Ayrı bir VLAN veya fiziksel olarak ayrı bir ağ hem performansı hem güvenliği artırır.